In der Reihe "Moderne Arbeitswelt" wird heute das Berufsbild des virtuellen Assistenten (VA) vorgestellt.
Was ist ein VA überhaupt und welches Aufgabenportfolio wird angeboten. Es werden Vorteile für Auftraggeber und auch die Vergütung der virtuellen Assistenten thematisiert.
Was ist ein virtueller Assistent?
Ein virtueller Assistent (VA) oder auch virtueller persönlicher Assistent (VPA) nimmt seinem Auftraggeber Themen ab, die dessen wichtige Zeit für sein Kerngeschäft beeinträchtigen.
Das sind Aufgaben die nicht zwingend allein ausgeführt werden müssen und die unkompliziert ausgelagert werden können. Der Auftraggeber bzw. Unternehmer erhält so notwendige Rückendeckung, um sein Business zu entwickeln und voranzubringen und persönliche Freiräume zu haben.
Die Tätigkeit eines VA ist im englischen Sprachraum schon seit langen Jahren verbreitet und hat sich etabliert. Im deutschen Sprachraum erlebt das das Business VA gerade einen gewaltigen Aufschwung. Nicht zuletzt die fortschreitende Digitalisierung und die Nutzung moderner Kommunikationsmittel eröffnet vollkommen neue Tätigkeitsfelder und eine unkomplizierte Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und VA.
VA´s sind selbständige Unternehmer, die entsprechend ihres persönlichen fachlichen Backgrounds diverse Leistungen anbieten. Sie sind nebenberuflich und hauptberuflich tätig.
Die Arbeiten werden zumeist remote ausgeführt. Einige VA´s bieten aber auch Teilleistungen vor Ort an.
Auftraggeber von VA´s sind sowohl etablierte Unternehmen, junge Startups, Freiberufler und auch Privatpersonen.
Welche Arbeiten erledigt ein virtueller Assistent?
Ein VA erledigt entsprechend seinem persönlichen Aufgabenportfolio diverse administrative, technische und kreative Tätigkeiten.
Die Palette umfasst beispielsweise:
- Email Korrespondenz und klassischer Schriftverkehr
- Rechercheaufgaben und Datenpflege
- Blogmanagement und Social Media Betreuung (Erstellen von Blogposts, Beantwortung von Kommentaren, Einplanen von Posts, Bildrecherche etc.)
- Buchhaltung und Rechnungslegung
- Betreuung und Erstellung von Newslettern
- Übersetzungen
- Grafik
- Transkription
- Erstellen und Pflegen von Webseiten und Landingpages
- Projektmanagement
- Erstellen von Präsentationen, Vorlagen, Handouts etc.
- Personalthemen wie bspw. Recruiting und Abrechnung
Die meisten VA´s haben sich auf einige Kerngebiete spezialisiert und bieten diese gezielt an.
Wenn der Assistent Ihres Vertrauens, augenscheinlich nicht die gewünschten Aufgaben im Portfolio hat, so lohnt es sich trotzdem nachzufragen. VA´s sind wissbegierig und können sich neue Themen schnell aneignen bzw. können sie den geeigneten Kontakt innerhalb ihres Netzwerkes weitervermitteln.
Welche Vorteile habe ich als potentieller Kunde?
Der Kerngedanke eines jeden Unternehmers ist es, sein Business zu skalieren. Viele Ideen und Arbeitsschritte müssen dafür umgesetzt werden, Strategien und Visionen durchdacht werden. Doch im Alltag wird er kreative Arbeitsprozess oft durch lästige, aber auch notwendige Aufgaben gebremst. Wenn Sie wirklich unternehmerisch arbeiten wollen, müssen Sie sich zwangsläufig von einem Teil der Aufgaben trennen.
Eine Lösung wäre es, eine MitarbeiterIn dauerhaft zu beschäftigen. Mit Sicherheit lässt sich eine Unterstützung aus dem kaufmännischen Bereich finden, die beispielsweise mit der Erledigung des Schriftverkehrs, der Rechnungsstellung, der Aufbereitung von Unterlagen oder der Büroorganisation betraut wird.
Gerade für kleine Unternehmen ist dies jedoch mit hohem Kosten- und Verwaltungsaufwand verbunden. Wie wäre es, genau dann Unterstützung zu haben, wenn Bedarf ist und nur geleistete Arbeit zu entlohnen ohne zusätzliche Nebenkosten zu tragen?
Mein Ratschlag, als Personaler:
- Sourcen Sie Aufgaben aus.
- Suchen Sie sich entsprechend der zu erledigenden Aufgabe punktgenau die richtige Fachkraft.
- Beschäftigen Sie diese Fachkräfte genau dann, wenn Sie sie benötigen und entlohnen Sie sie auch nur dann.
- Ersparen Sie sich fixe Lohn- und Lohnnebenkosten einschließlich Verwaltungsaufwand für Abrechnung und Kassenmeldungen.
- Verschaffen Sie sich persönlichen Spielraum für andere Tätigkeiten.
Wie sieht es mit der Vergütung von VA´s aus?
Ein VA wird im Regelfall nach Erledigung des Auftrags pro Stunde und per Rechnung bezahlt. Lohnnebenkosten entfallen für den Auftraggeber aufgrund der Selbständigkeit.
Es gibt aber auch die Variante Stundenpakete für bestimmte Aufgabenstellungen zu buchen. Teilweise erfolgt bei länger währender Zusammenarbeit und einem überschaubaren Arbeitsaufwand auch eine monatliche Pauschalvergütung.
VA´s sind haupt- oder nebenberuflich selbständig. Sehr häufig sind es auch mom-preneurs, die sich durch die Form der Arbeit ihre Zeit für Auftraggeber und Familie flexibel einteilen können.
Es gibt auch Assistenten, die für VA-Plattformen arbeiten. Ihr Kostenaufwand als Auftraggeber wird in den meisten Fällen geringer sein. Aber bitte, bedenken Sie, dass das Entgelt was Sie bezahlen nicht bei dem virtuellen Assistenten ankommt. Dessen realer Verdienst liegt zumeist unter Mindestlohn. Gleiches gilt für ausländische Plattformen. Erschwerend können hier kulturelle Unterschiede dazukommen.
Meine Empfehlung: Vertrauen Sie auf „Made in Germany“. Genauso wie Sie als Unternehmen Ihren Lebensunterhalt verdienen möchten, möchte dies auch ein VA tun. Sie arbeiten mit Herzblut an Ihrem Projekt und so tut es auch der VA. Mit seinem Verdienst finanziert er sich und ggf. seine Familie. Es ist ihm also mit Sicherheit ein Anliegen hervorragende Arbeit zu leisten.
Erscheint Ihnen der Stundenlohn eines VA zu hoch, fragen Sie doch einfach nach Kennlernangeboten oder speziellen Paketen. Es findet sich in den meisten Fällen ein Weg.
Fazit
Das Tätigkeitsfeld der VA´s ist eine Bereicherung für die Arbeitswelt von heute und birgt viele Vorteile für Arbeitgeber.
Das Beste:
Indem Sie einfach den Versuch wagen, Aufgaben auszulagern oder Kleinaufträge an VA´s zu übergeben treffen Sie keine Entscheidung auf Lebenszeit.
Sie können jederzeit zurückkehren zu Ihren bisherigen Mustern oder aber Sie entdecken die spannenden neuen Möglichkeiten, die die Tätigkeit der VA´s für alle birgt.
Über die Autorin:
Kathleen Müller-Kalaß ist Inhaberin von Freigeist- Ihrer virtuellen Assistenz. Als virtuelle Assistentin ist sie u.a. im
Bereich Personalmanagement, Administration sowie Text und Bild tätig. Zuvor war sie mehrere Jahre in verschiedenen Fach- und Führungspositionen im Personalmanagement renommierter
Dienstleistungsunternehmen tätig.
www.freigeist-virtuelle-assistenz.de
info@freigeist-virtuelle-assistenz.de
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